Consulta general 0289-04
Dirección General de Tributos · SG de Impuestos sobre el Consumo · 13 de febrero de 2004
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Normativa
- Ley 37/1992 · art. 165.Dos Reglas especiales en materia de facturación
Normativa según la fuente: Ley 37/1992 art. 165-Dos
Descripción de hechos
La entidad consultante se dedica a la explotación y gestión del negocio de transporte aéreo regular y no regular de pasajeros y carga, estando autorizada por la Administración Tributaria a la utilización de los billetes de pasaje aéreo como documentos sustitutivos de las facturas.
Cuestión planteada
Posibilidad de sustituir el almacenamiento físico de los cupones de los billetes de pasajes expedidos hasta la fecha, por su conservación en soporte fotográfico P.D.F.- Concepto y alcance de "acceso de línea" y "carga remota y utilización".
Contestación
1.- El artículo 165, apartado dos, de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (Boletín Oficial del Estado del 29), en la nueva redacción dada a dicho precepto por el artículo 4, veintiséis, de la Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social (Boletín Oficial del Estado del 31) dispone lo siguiente:
“Dos. Las facturas recibidas, los justificantes contables, las facturas expedidas conforme a lo dispuesto en el apartado anterior y las copias de las demás facturas expedidas deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo.
Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado o satisfecho cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido cuya deducción esté sometida a un período de regularización, dichas facturas deberán conservarse durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes.
Reglamentariamente se establecerán los requisitos para el cumplimiento de la obligaciones que establece este apartado.”
Por otra parte, el apartado cuatro del mencionado artículo 165, de la Ley 37/1992 dispone lo siguiente:
“Cuatro. Cuando el sujeto pasivo conserve por medios electrónicos las facturas expedidas o recibidas se deberá garantizar a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a dichas facturas como su carga remota y utilización. La anterior obligación será independiente del lugar de conservación.”
El artículo primero del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre (Boletín Oficial del Estado del 29) ha aprobado el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
El artículo 19, apartado 1, letra b, de este Reglamento dispone que los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos: "Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 y las copias de los documentos sustitutivos".
El apartado 2, del artículo 19, del citado Reglamento establece que los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados en dicho Reglamento.
Por otra parte, el artículo 20, apartado 1, del Reglamento dispone que los diferentes documentos a que se hace referencia en el artículo 19 se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a los mismos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.
A su vez, el apartado 2, del artículo 20, del referido Reglamento dispone que en particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
Asimismo, el artículo 21 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación se refiere a la conservación de las facturas o documentos sustitutivos por medios electrónicos, y dispone que:
"1. La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el artículo 20 se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.
2. Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.
Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
3. El Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de lo establecido en este artículo".
A los efectos de lo establecido en el artículo 21, apartado 2, segundo párrafo, del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación se entenderá por acceso completo a las facturas aquel que permita:
- la visualización de las mismas en pantalla, de una forma legible;
- la realización de búsquedas selectivas de facturas atendiendo al contenido de sus datos: cliente, fecha, número de documento, importe, etc;
- la copia o carga de los datos de un nuevo soporte y en formato legible, que puede ser requerido por la Inspección para la realización de pruebas o controles en las oficinas administrativas conforme al artículo 142 de La Ley General Tributaria.
- La impresión a papel de los documentos seleccionados.
- La gestión de la comunicación telemática que garantice la conexión en línea, en caso necesario, con el enlace o base de datos remita que contenga las facturas y posibilite la adecuada utilización de las mismas con arreglo a los fines legítimos de control por la Administración.
En el supuesto de que la entidad consultante proceda a la desmaterialización de las copias de los cupones de los billetes de pasaje mediante su conversión a un formato para su conservación por medios electrónicos, los documentos así convertidos deberán ser gestionados y conservados de forma que se garantice un acceso en línea a los datos en los términos anteriormente indicados.
3.- El apartado 4, de la disposición transitoria única del Real Decreto 1495/2003, dispone que: "En tanto no se dicte una nueva Orden para la regulación de esta materia, se mantiene vigente la Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y en el artículo 9º bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre".
Por su parte, la disposición adicional única del citado Real Decreto dispone que los empresarios o profesionales que utilicen medios electrónicos e informáticos para gestionar la facturación, la contabilidad y la generación de libros y registros fiscalmente exigibles deberán conservar en soporte magnético y óptico, durante el período de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos, posibilitando el adecuado control.
Por tanto, la auténtica obligación de la entidad consultante es la de conservar en soporte magnético u óptico, durante el período de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos, posibilitando el adecuado control. No es preciso la digilitación de tales documentos expedidos en papel, dado que estos pueden ser reproducidos en cualquier momento contando con las bases de datos de donde se alimentan los programas que controlan la visualización e impresión en el momento de la generación de tales billetes.
4.- Finalmente, hay que señalar que el artículo 19, apartado 1, letra b), del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación permite cumplir la obligación de conservar las copias de las facturas y los tiques mediante la conservación de las matrices que los generaron.
El concepto de matriz contenido en el citado precepto comprende no sólo el soporte físico tradicional en el que se reproducen íntegramente los datos de la factura correspondiente, sino también otros soportes electrónicos en los que consten todos los datos de la factura y los asociados a la misma que fueron utilizados en su generación.
De acuerdo con lo expuesto, la obligación de conservar las copias de los cupones de los billetes de pasaje objeto de consulta podrá cumplirse mediante la conservación de las matrices correspondientes cumpliendo los requisitos a que se refiere el artículo 21 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
5.- Lo que comunico a Vd. con el alcance y efectos previstos en el apartado 2 del artículo 107 de la Ley General Tributaria.
Fuente: Dirección General de Tributos, consulta 0289-04. Texto en la fuente oficial ↗